PMP^®如何安排項目干系人干活

PMP^®(項目管理專業人士)在安排項目干系人參與項目工作時，需要遵循一系列系統而細致的過程，以確保項目的順利進行和成功完成。以下是一些關鍵步驟和策略：

一、識別干系人

全面分析：項目經理需要全面分析項目的利益相關方，確定哪些個體或組織會對項目產生影響或被項目所影響。這包括項目發起人、客戶、團隊成員、供應商、政府機構等。

盡早開始：識別干系人的過程應盡早開始，并隨著項目的進展持續進行。

收集信息：在識別過程中，項目經理需要收集干系人的基本信息，如姓名、職位、聯系方式等，并建立干系人清單。

二、分析干系人

評估權力、利益、態度和影響力：對識別出的干系人進行分析，評估他們在項目中的權力大小、利益訴求、態度和影響力。這有助于項目經理了解干系人的需求和期望，以便制定針對性的管理策略。

考慮關系：分析時還需要考慮干系人之間的關系，以及他們可能對項目產生的聯合影響。

三、規劃干系人管理

制定溝通計劃：

內容：根據干系人的特點和需求，制定詳細的溝通計劃，包括溝通的頻率、方式(如會議、郵件、報告等)、內容和責任人。

目標：有效的溝通可以建立與干系人的信任關系，減少誤解和沖突。

設定期望管理：

內容：明確項目的目標、范圍、進度和預算，并與干系人溝通并達成共識，以避免誤解和沖突。

目的：有助于避免干系人的期望與項目目標發生偏離，確保項目的順利進行。

建立關系管理計劃：

對象：針對重要的干系人，制定特定的關系管理計劃。

內容：包括建立合作關系、處理沖突、維護良好關系等措施。

目的：通過實施關系管理計劃，可以維護項目的順利實施。

四、執行干系人管理計劃

調動干系人參與：在整個項目周期中，與干系人進行溝通與協作，以滿足他們的需求與期望。這包括調動干系人適時參與項目，以獲取或確認他們對項目成功的持續承諾。

處理關注點：處理尚未成問題的干系人關注點，預測干系人在未來可能提出的問題，并提前準備應對措施。

澄清和解決問題：澄清和解決已識別的問題，確保干系人清晰的理解項目目的、目標、收益和風險。

五、監控與調整

監督干系人關系：全面監督項目干系人之間的關系，確保各方之間的合作和溝通順暢。

調整管理策略：根據項目進展和干系人變化，靈活調整管理策略，以適應新的情況。

定期評估與反饋：定期評估干系人管理的效果，包括溝通效果、關系維護情況等，并向干系人收集關于項目管理和溝通的反饋，以便持續改進。

六、總結經驗

項目結束后：對干系人管理經驗進行總結，分析存在的問題和不足之處。

提出改進措施：根據總結的經驗和教訓，提出改進措施，以提高今后的項目管理水平。