面對外部環境的不確定性，PM可以做哪些預防措施？

每周一個真實的【項目管理案例】，小賽與大家一起剖析解決職場難題。本期案例如下：面對外部環境的不確定性帶來的風險給項目產生的影響，PM可以做哪些預防動作和補救措施？我們邀請了希賽「PM創造營」的項目經理們出謀劃策，讓大家在實際工作中可以有所參考。

案例分析

行業崗位：醫療行業PM

案例背景：公司產品主要為高值耗材（心臟支架、消融針等），國家集采政策的重點關照對象，另外為保障器械的安全和有效，也在出臺法規按照三類器械進行管控（管控更嚴），導致企業面臨很大的不確定和風險，項目在實施過程中也因此導致需求一直在變動，項目可能做著做著就沒了，老板就會啟動追責，讓內部去檢討總結。

待解決問題：①面對外部環境的不確定性帶來的風險或機遇給項目產生的影響（利潤降低、延期等），PM可以做哪些預防動作和補救措施；

②另外對于外部環境給組織帶來的影響需要PM進行擔責還是由企業消化解讀完后給項目進行傳遞再由PM進行應激措施。

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1.外部環境的不確定性因素，在項目規劃階段的時候盡量多參考之前類似項目的經驗，并在自己的項目中增加風險預判并留有適當的余量（時間/費用/人員...），后續在項目過程中增加跟蹤頻次，能夠盡早或及時發現問題并采取有效措施，并留有紀要同時上報重要相關方及領導。

針對利潤的部分，集采的話邏輯上利潤空間有限，在項目前期做可行性評估的時候需要對經濟可行性做好充分的調研，避免前期過多投入，后期利潤有限丟之可惜。

2.外部環境的影響，從時間上講同步進行會比較省時間，但是這個也考驗團隊成員的專業和效率。及時高效的方法，在出現問題的時候先做預判和初步的了解和分析；同時盡快將信息同步給團隊相關人員，組織會議討論溝通分析并確定方案或方向，制定計劃同時備好Plan B，并分析預估可行性；后期定期跟蹤，必要時增加會議頻次和人員，以達到及時解決問題以及減少引發新的問題。

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1.針對這種情況，PM只能做小頭，大頭還得是領導去負責，畢竟這塊都是領導去決策的，PM只是領導的執行者，難道PM說這個項目風險太大，投入與產出不成正比，說不做就能不做的。

不能的話項目經理只能在自己權限范圍內去盡可能多的評估風險。關注時事，集采這類都是政府出臺政策性文件的，要從這類文件中解讀出政府意向。

2.項目經理只是執行者，并不是決策者。外部環境的解讀應該由企業去解讀，或者由企業請專業的人士去解讀分析。然后根據自生企業的定位去判斷適合自己的項目。并不是所有的項目都是合適自己的，從中選擇風險、承受能力和收益都符合自己的項目。

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1.首先外部環境已經非常明確，如果項目在規劃期間做了此方面的風險應對策略。由PM牽頭召集相關方進行匯報以及確認后續行動步驟，而不是出現風險就由PM來進行擔責。

2.由于外部環境導致的責任劃分問題，首先這是自己家里的事情，關上門來解決。按照公司的規章制度來執行，如果有特殊情況，特殊對待。可以靈活處理。

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針對醫療行業面臨的不確定性和風險，項目經理（PM）可以采取以下預防動作和補救措施：

1.持續關注政策動態和行業變化，及時調整項目目標和計劃。由于醫療行業的監管政策不斷更新，PM需要時刻關注政策動態。

2.加強與相關方的溝通與協調。PM需要與公司內部各部門、團隊之間以及與外部相關方（如供應商、醫療機構等）加強溝通與協調，確保項目進展順利。特別是在與供應商的協調中，需要確保供應商的質量和交貨時間符合要求，避免因供應鏈問題導致項目延誤或利潤降低。

3.制定應急計劃和備選方案。針對可能出現的風險和機會。

4.建立項目風險管理機制。PM需要建立項目風險管理機制，對項目可能出現的風險進行預測等。

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1.事業環境因素引起的風險，可以通過在項目初期規劃成本和進度時增加儲備，在項目執行期間高度關注此類風險，周期性的向上做風險報告，只要不是突發狀況，還是可以逐漸消減風險影響的。

2.PM的權限大多在項目內，因此承擔的責任也有限。對于外部環境影響做到敏銳察覺，及時整理匯報，適當的給出應對建議，已經算是越位思考了。戰略方向性責任還是公司級領導來承擔比較好。

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對于這種事情涉及到公司戰略方向的問題了，不是PM可以掌控的事情，還是需要公司層面做好規劃，完全歸責給PM是不合理。那對于PM來說要盡量少出錯。

1.關注行業政策，及時發現問題并修正。雖然政策我們無法左右，但是可以在政策出來或者有消息流露后立馬采取應對并匯報領導層；

2.項目開始前把這些風險給公司領導層匯報清楚，表明項目可能存在的問題，獲取公司領導的指導性意見；

3.項目進行過程中及時匯報進展情況，結合當前政策講解，時刻讓領導知道我們是依據當前政策執行。